Bestellingen opvolgen
1. Bestelling opvolgen & wijzigen
In de administratiemodule kan je via Nieuw => Bestellingen de bestellingen opvolgen. Je ziet er alle leerlingen met het aantal bestelde items alsook de studierichting die ze hebben geselecteerd, datum en tijd van de bestelling en de status van de bestelling. Een lege status wil zeggen dat het gaat om een nieuwe bestelling waarvoor er nog geen acties zijn ondernomen.
Via de knop
Bestellingen naar PDF
Je kan elke bestelling in detail bekijken door op het icoontje voor de naam van de leerling te klikken. Vervolgens krijg je een lijst van bestelde artikels. In dit overzicht kan je de bestelling van een leerling aanpassen door artikels toe te voegen of te verwijderen. Je kan ook kiezen om deze lijst in de Leerlingenweergave te bekijken. Deze weergave heeft een andere lay-out, maar bevat dezelfde gegevens.
2. Bestelling toevoegen (manueel)
Vanuit de administratiemodule (Nieuw => Bestellingen) kan je ook zelf bestellingen toevoegen, bijvoorbeeld voor leerlingen die je manueel hebt toegevoegd aan de lijst van leerlingen. Deze leerlingen hebben namelijk geen toegang tot de webshop. Een bestelling toevoegen kan via de witte plus-knop. Daar krijg je een lijst te zien van alle leerlingen die nog geen bestelling hebben geplaatst. Wanneer je op de zwarte plus klikt, wordt een nieuwe bestelling aangemaakt. Als eerste vul je best de studierichting in die de leerling gaat volgen. Vervolgens kan je via de Leerlingenweergave makkelijk aanvinken welke artikels de leerling wenst te bestellen. Vul je de studierichting niet in, dan wordt er geen boekenlijst getoond en moet je manueel alle artikels toevoegen.
3. Geplaatste bestelling overzetten naar andere leerling
Wanneer ouders een bestelling plaatsen via de webshop (Toolbox voor leerlingen) kan het voorkomen dat zij verkeerdelijk een bestelling plaatsen via de account van broer of zus (indien die naar dezelfde school gaat); ook al gaan daar heel wat meldingen aan vooraf. Hierdoor komt de bestelling op de verkeerde leerling te staan. In dat geval kan een administrator via het menu Nieuw => Bestellingen de bestelling overzetten naar de juiste leerling. Klik bovenaan op de naam van de leerling en selecteer de juiste leerling. De bestelling wordt vervolgens integraal overgezet naar de andere leerling.
De bestelling overzetten kan enkel wanneer er nog geen items werden uitgeleverd. Je kan eventueel de uitlevering resetten om de bestelling alsnog te kunnen overzetten.
4. Samenvatting bestellingen & bestelling plaatsen bij leverancier
Onder Nieuw => Samenvatting bestellingen kan je per artikel zien hoeveel exemplaren er van dat artikel werden besteld door de leerlingen. Standaard worden enkel de artikelen zonder backorder getoond, omdat dit artikelen zijn waarvoor de school zelf nog geen bestelling heeft geplaatst bij de leverancier. Deze weergave kan je eenvoudig wijzigen door de selectie bij 'Toon' te wijzigen.
Dit overzicht kan je als school gebruiken om zelf de nodige artikelen bij de leverancier te bestellen. Deze bestellijst kan je exporteren naar Excel en er is ook een export voor Standaard Boekhandel beschikbaar om de bestelling te kunnen plaatsen. Indien je werkt met perceel 2 uit het DOKO-raamcontract heeft Standaard Boekhandel bovenop deze algemene bestelling ook nog een detailstaat nodig van de bestellingen per leerling. Die individuele bestelbonnen vind je terug via Nieuw => Bestellingen => Bestelling naar PDF.
Heb je de bestelling geplaatst bij de boekenleverancier, neem dan de bestelde artikelen in backorder door ze aan te vinken en bovenaan te klikken op
Plaats in backorder
5. Bestelling uitleveren
Het uitleveren van bestellingen kan op verschillende manieren.
- Ofwel lever je bestelling per bestelling en item per item uit. Dit biedt een goede hulp bij het samenstellen van de boekenpakketten. Per item kan je aanvinken of je het volledig of gedeeltelijk uitlevert of dat het nog nageleverd wordt. Bij een nalevering heb je ook steeds de keuze om het item al wel aan te rekenen op de factuur. Meer info over deze manier van uitleveren vind je bij 5.1 Adminmodule en 5.2 Tabletmodus.
- Daarnaast is het ook mogelijk om de (geselecteerde) bestellingen in bulk uit te leveren. Door daarna de facturen meteen over te zetten naar de module Leerlingenrekeningen, kunnen ze van daaruit (digitaal) aan de ouders worden bezorgd en eventueel al worden betaald alvorens de pakketten worden opgehaald door de leerlingen. Meer info over het uitleveren in bulk vind je bij 5.3 In bulk.
5.1 Adminmodule
Het is mogelijk om een bestelling uit te leveren vanuit de adminmodule via het menu Nieuw => Bestellingen door vooraan de bestelling van een leerlingen te openen m.b.v. het klembordicoon
-
Lever een artikel volledig uit. Van zodra een item wordt uitgeleverd, verschijnt er in de kolom 'Factuurnr.' een factuurnummer. Zolang deze factuur niet is betaald of verwerkt, worden alle volgende items die je uitlevert aan dezelfde factuur toegevoegd. Is de factuur al wel betaald of verwerkt, dan zal voor dit uitgeleverde artikel een nieuwe (bijkomende) factuur worden aangemaakt. Het factuurnummer is een blauwe link. Door hierop te klikken, open je de factuur. Van hieruit kan je ook de betaling ingeven.
Ook het uitleveren van de huurboeken gebeurt via deze weg. Elk huurboek heeft een uniek nummer dat best zichtbaar op het boek wordt aangebracht. Dit uniek nummer moet je tijdens het uitleveren invullen. Op die manier wordt het huurboek gekoppeld aan de leerling. Klik hier voor meer info over huurboeken en het labelen ervan. -
Lever een artikel gedeeltelijk uit. Indien er meerdere stuks besteld zijn, maar niet alles kan worden uitgeleverd, kan je in een volgende stap het aantal uitgeleverde stuks opgeven. De overige stuks worden automatisch in nalevering gezet. Deze knop kan eveneens gebruikt worden om nog niets uit te leveren (bv. o.w.v. niet op voorraad), maar al wel aan te rekenen via de factuur. Gebruik hiervoor in de volgende stap de knop 'Lever later uit maar factureer reeds'. Ook in dit geval wordt het betreffende item in nalevering geplaast. Na te leveren items kunnen steeds opgevraagd worden via het menu Nieuw => Naleveringen.
-
Een artikel annuleren. Dit item wordt niet mee aangerekend, maar blijft wel zichtbaar in de bestelling.
-
Een artikel volledig verwijderen. Dit item wordt niet mee aangerekend en wordt volledig verwijderd uit de bestelling.
-
Een hogervermelde actie ongedaan maken (behalve verwijderen). Dit kan gebruikt worden zolang de factuur niet werd betaald of verwerkt. Het item zal van de factuur verwijderd worden. De overige icoontjes worden opnieuw beschikbaar voor gebruik.
Bij een nalevering blijven volgende icoontjes
5.2 Tabletmodus
Het uitleveren kan ook gebeuren door middel van een tablet (bv. iPad). In het menu kan je daarvoor een optie Tablet vinden. Op die pagina kan je de Tablet versie in- of uitschakelen. Je kan er ook een sleutel mee voorzien waarmee de pagina wordt beveiligd. Om de pagina te openen, scan je met de tablet de QR code en ga je naar de URL.
Daar kan je zoeken naar de leerling, de bestelling openen en het uitleveren starten. Alle acties die je daar uitvoert, zijn ook meteen zichtbaar in de bestelling in de adminmodule. Je kan ook (niet bestelde) artikels toevoegen via de tablet door de interne code in te vullen. In het menu Artikels kan je overigens een PDF afdrukken waarin voor elk artikel een pagina is voorzien met de interne code, de naam van het artikel en de verkoopprijs.
Ook het uitleveren van de huurboeken gebeurt via deze weg. Elk huurboek heeft een uniek nummer dat best zichtbaar op het boek wordt aangebracht. Dit uniek nummer moet je tijdens het uitleveren invullen of scannen met een barcode scanner. Op die manier wordt het huurboek gekoppeld aan de leerling. Klik hier voor meer info over huurboeken en het labelen ervan.
5.3 In bulk
-
Ga naar het menu Nieuw => Bestellingen.
-
Selecteer de bestellingen die je ineens volledig wil uitleveren. Je kan eventueel vooraf filteren op status, bv. enkel de bestellingen in backorder of de bestellingen zonder status. Bestellingen met de status 'gedeeltelijk' zijn reeds gedeeltelijk uitgeleverd en kunnen via deze weg niet verder uitgeleverd worden. Dat kan enkel nog door de bestelling te openen. Volg in dit geval de richtlijnen onder punt 5.1 Adminmodule.
-
Klik bovenaan op
.
Bestellingen in bulk uitleveren
De status van de geselecteerde bestellingen zal vervolgens wijzigen naar 'compleet'. Voor elke bestelling werd achterliggend ook meteen een factuur aangemaakt voor alle uitgeleverde items.
Zolang een factuur nog niet verwerkt is naar de module Leerlingenrekeningen, is het nog steeds mogelijk om de uitlevering volledig of gedeeltelijk terug ongedaan te maken. Open hiervoor de betreffende bestelling via het klembordicoon
6. Naleveringen
Alle items die je in de bestelling slechts gedeeltelijk hebt uitgeleverd of hebt gemarkeerd als 'niet uitgeleverd, maar wel reeds gefactureerd' kunnen opgevolgd worden via het menu Nieuw => naleveringen. Daar vind je een lijn per item dat nog nageleverd moet worden. Het is dus goed mogelijk dat een leerling meerdere keren in de lijst voorkomt, omdat er voor die leerling nog meerdere artikelen nageleverd moeten worden.
Via de filter rechtsboven kan je de zoekresultaten beperken tot één bepaalde leerling of één bepaald artikel. Via de checkboxen vooraan kan je de gewenste items selecteren en in bulk uitleveren.
Via de blauwe kolomkoptitels kan je de resultaten sorteren en er is eveneens een export naar Excel mogelijk via het Excel icoontje rechtsboven.
