Ga naar hoofdinhoud

Gebruikersbeheer

1. Personeelsleden​

Een personeelslid kan pas toegang krijgen tot Toolbox wanneer het is ingegeven in het administratief pakket (Informat of Wisa). Vervolgens moet het personeelslid gesynchroniseerd worden met Toolbox. Meer info vind je bij Synchronisatie leraren.

Volgende modules zijn voor alle personeelsleden onmiddellijk toegankelijk wanneer de module geactiveerd is in de instellingen van Toolbox:

  • Fietsvergoeding
  • Openbaar vervoer
  • Onkosten
  • Ziektepapieren
  • Activiteiten
  • Adresboek
  • Fotolijst
  • Mijn afwezigheden
  • Paswoorden (van leerlingen) resetten

Voor de meeste modules in Toolbox moeten er expliciet rechten worden toegekend aan de gebruikers. Dat kan via de module Gebruikersbeheer.

opgelet

Enkel een beheerder in Toolbox heeft toegang tot de module Gebruikersbeheer. Kom te weten wie beheerder is in jouw Toolbox door te klikken op het vraagteken in de rechterbovenhoek van de startpagina en vraag aan (één van deze) perso(o)n(en) om je toegang te geven. Een beheerder mag echter niet zomaar iedereen toegang geven tot alle modules. Hiervoor is ook steeds de goedkeuring van de directie of de afgevaardigd bestuurder noodzakelijk.

noot

Wanneer een personeelslid uit dienst gaat en het wordt in Informat op non-actief gezet, dan worden (na synchronisatie) onmiddellijk alle rechten op Toolbox-modules ontnomen.

a. Personeelslid/-leden aan gebruikersrecht koppelen​

gebruikersbeheer1

Selecteer bovenaan het gebruikersrecht dat je wil toekennen. Links op het scherm staan de personeelsleden die reeds rechten hebben voor de module, rechts diegenen die geen rechten hebben. Selecteer één of meerdere personen en zet ze d.m.v. de blauwe pijlen in de juiste kolom. De aanpassingen worden automatisch opgeslagen.

rechten Klik op de afbeelding om te vergroten.

b. Gebruikersrecht(en) aan personeelslid koppelen​

gebruikersbeheer2

Selecteer bovenaan het personeelslid waaraan je gebruikersrechten wil toekennen. Links op het scherm staat een overzicht van alle rechten waar de geselecteerde gebruiker reeds over beschikt, rechts die waar de gebruiker (nog) niet over beschikt. Selecteer één of meerdere modules en zet ze d.m.v. de blauwe pijlen in de juiste kolom. De aanpassingen worden automatisch opgeslagen.

rechten2 Klik op de afbeelding om te vergroten.

c. Smartschool​

Voor modules Co-accounts Smartschool en Lesroostergroepen naar Smartschool moeten de gebruikersrechten toegekend worden per gekoppeld Smartschoolplatform. Hierdoor kunnen hogervermelde methodes onder punten a en b niet toegepast worden. De gebruikersrechten moeten worden toegekend via de module Instellingen > Smartschool.

Selecteer het gewenste Smartschoolplatform en ken via het onderdeel Permissies de nodige gebruikersrechten toe aan de gewenste personeelsleden.

smartschool1

Volgende gebruikersrechten zijn beschikbaar:

  • Beheer => Beheerder in de module Smartschool co-accounts
  • Rapportage => Rapportage raadplegen in de module Smartschool co-accounts
  • Lesrooster naar Smartschool groepen => om groepen te kunnen aanmaken via de module Lesroostergroepen naar Smartschool.

d. Wachtwoord van een gebruiker resetten​

gebruikersbeheer3

Wanneer een gebruiker zijn paswoord niet meer kent, kan een beheerder in Toolbox het via deze weg resetten. Gebruik hiervoor het origineel paswoord dat je terugvindt in de module 'Synchronisatie leraren'. Daar kan je een nieuwe PDF met gebruikersnaam en wachtwoord afdrukken via de optie 'PDF afdrukken'.

Voer dit paswoord in bij het gebruikersbeheer en klik vervolgens op 'Paswoord wijzigen'. De gebruiker kan nu opnieuw inloggen met deze gegevens en het standaardpaswoord onmiddellijk wijzigen in zijn persoonlijk profiel bovenaan rechts in Toolbox.

Standaardpaswoord wijzigen in het gebruikersbeheer (door beheerder): paswoord2

Inloggen en paswoord meteen wijzigen (door personeelslid): paswoord

e. Gebruikersopties wijzigen​

gebruikersbeheer4

gebruikersbeheer8 Klik op de afbeelding om te vergroten.

Een beheerder kan per gebruiker een aantal gebruikersopties wijzigen. Zo kan men:

  • een personeelslid met de status 'effectief in dienst' eventueel op 'niet effectief in dienst' zetten. Dit kan handig zijn voor personeelsleden die bv. enkel administratief op de school ingeschreven zijn, bv. staf- of regiomedewerkers. Als zij in Toolbox de status 'Niet effectief in dienst' krijgen, worden zij vanuit Toolbox niet verder meegenomen naar andere synchronisaties zoals bv. Office 365.

  • de gegevens van een gebruiker voor alle personeelsleden zichtbaar maken in de module Adresboek. Opgelet! Leraren kunnen via hun persoonlijk profiel kiezen of ze deze gegevens willen tonen aan collega's. Houd rekening met de regelgeving rond privacy en deel nooit zomaar persoonlijke gegevens zonder de toestemming van het personeelslid in kwestie.

  • een gebruiker 'persistent' maken. Zo blijft die in Toolbox altijd 'in dienst' en wordt die status niet overschreven na een nieuwe synchronisatie met informat wanneer het personeelslid in Informat op non-actief werd gezet. Dit kan handig zijn voor bv. regiomedewerkers die enkel administratief zijn ingeschreven in Informat.

  • de gebruikersnaam van een personeelslid wijzigen. Dat kan eveneens via de module Synchonisatie leraren.

  • het koppelveld met de schoolagenda wijzigen. Dit veld is nodig om de leraren uit het roosterprogramma (Untis, EDT, Mondriaan, MyRo) te koppelen aan de overeenkomstige leraren uit Toolbox. Meer informatie over dit veld kan je terugvinden bij het onderdeel over de module Lessenrooster.

  • Wanneer men de Functie van het personeelslid invult, zal die getoond worden in de modules Adresboek en Fotolijst leraren. De functie wordt eveneens mee overgenomen in de synchronisatie met Office 365.

    Adresboek adresboek

    Fotolijst fotolijst

2. Externen​

Het is mogelijk om externen toegang te geven tot Toolbox. Dat is niet de schooltoolbox, maar een aparte Toolbox voor externen. Meer info hierover vind je bij het onderdeel Synchronisatie externen.

Voor bepaalde modules is het mogelijk om ook voor externen gebruikersrechten toe te kennen. Dat doe je in de module Gebruikersbeheer via het rechtse onderdeel.

externe1

a. Externe aan gebruikersrecht koppelen​

externe2

Selecteer in de linkerkolom het gebruikersrecht dat je wenst toe te kennen en zet vervolgens de betreffende externen in de gewenste kolom met behulp van de pijltjes.

b. Gebruikersrecht(en) aan externe koppelen​

externe3

Selecteer in de linkerkolom de externe waaraan je gebruikersrechten wil toekennen. Selecteer vervolgens de nodige gebruikersrechten en zet ze in de juiste kolom met behulp van de pijltjes.

3. Toolbox logboek​

Via het logboek kan je voor de inlogpogingen alsook voor een aantal andere modules de logs van activiteiten in Toolbox op een bepaalde datum of voor een bepaalde periode opvragen.

log1

log2