Activiteiten
Herbekijk hier de webinar van 14 september 2023 of lees verder onder de video. In de webinar komt het gebruik van tags nog niet aan bod. In de online handleiding wordt het principe wel toegelicht. Meer info over het gebruik van tags vind je hier.
Via de activiteitenmodule kunnen leraren op een eenvoudige manier uitstappen of activiteiten aanvragen voor bepaalde klassen. Dit verloopt via een goedkeuringsflow waarbij de aanvraag terecht komt bij één of meerdere goedkeurders. Leraren kunnen bij de aanvraag heel wat informatie opgeven, waaronder de klas(sen), begeleidende leraren, lesuren die wegvallen, kostprijs van de uitstap,... Daarenboven kan men ook registreren welke leerlingen effectief hebben deelgenomen.
Dankzij een rechtstreekse koppeling met de module Leerlingenrekeningen is het mogelijk om een goedgekeurde activiteit te importeren waardoor die niet meer manueel moet worden aangemaakt. De aanrekening krijgt meteen de juiste titel (naam van de activiteit) en kostprijs per leerling mee. De uitstap wordt bovendien enkel aangerekend aan de leerlingen die effectief hebben deelgenomen. Per uitstap worden er eveneens automatisch attesten voor de mutualiteit gegenereerd.
Begeleidende leraren en deelnemende klassen zijn onmiddellijk na goedkeuring van de aanvraag zichtbaar in de modules Vervangingslijsten en Afwezigheden waar eventueel een vervangende leraar gekoppeld kan worden. Leraren die vrijkomen omwille van de afwezigheid van een klas, worden getoond als 'beschikbaar' en kunnen ingezet worden als vervanger.
Aan de hand van een volledig overzicht kan de directie, administratie en/of boekhouder alle activiteiten mee opvolgen.
📄️ Voorbereiding en beheer
Gebruikersbeheer
📄️ Activiteit aanvragen
Bekijk hier de instructievideo i.v.m. het aanvragen en opvolgen van een activiteit. Onder de video vind je meer tekst en uitleg.
📄️ Aanvraag goedkeuren/afkeuren
Wanneer een leraar een activiteit heeft aangevraagd, wordt de persoon die de activiteit moet goedkeuren hiervan op de hoogte gebracht via een bericht in Smartschool of via e-mail (afhankelijk van hoe dit is ingesteld in de goedkeuringsflow). Het is ook mogelijk om een notificatie te ontvangen in de browser of op de smartphone. Dit moet per gebruiker apart worden ingesteld door de gebruiker zelf. Lees er hier meer over: notificaties.
📄️ Notificaties
Zowel de goedkeurder als de aanvrager van een activiteit kan notificaties ontvangen in de browser of op de smartphone. Wanneer deze functionaliteit actief is, ontvangt de goedkeurder een melding bij de aanvraag van een nieuwe activiteit. De aanvrager ontvangt op zijn beurt een melding wanneer een activiteit is goed- of afgekeurd.
📄️ Aanwezigheden registreren
Je kan voor elke activiteit registreren welke leerlingen effectief hebben deelgenomen. Deze gegevens kunnen via een druk op de knop overgenomen worden in de module Leerlingenrekeningen. Op die manier wordt de activiteit automatisch enkel aan de deelnemende leerlingen aangerekend.
📄️ Kalender
In de activiteitenmodule is een kalender voorzien waarin alle activiteiten per dag worden weergegeven.
📄️ Overzicht activiteiten
Een gebruiker met de rechten 'activiteiten_beheer' kan alle aankomende en afgelopen, goedgekeurde en afgekeurde activiteiten alsook de activiteiten in opmaak raadplegen.
📄️ Attest mutualiteit
Wanneer een activiteit werd aangevraagd via de activiteitenmodule, wordt er automatisch een attest aangemaakt voor elke deelnemer. Dat attest is terug te vinden in de module Leerlingenrekeningen bij het menu Rapporten.
📄️ Verwerking leerlingenrekeningen
Dankzij de rechtstreekse koppeling met de module Leerlingenrekeningen is het mogelijk om een goedgekeurde activiteit te importeren waardoor die niet meer manueel moet worden aangerekend. De aanrekening krijgt meteen de juiste titel (naam van de activiteit) en kostprijs per leerling mee. De uitstap kan bovendien zowel worden worden geïmporteerd voor leerlingen die effectief hebben deelgenomen als voor leerlingen die niet aanwezig waren tijdens de activiteit. De import voor deze twee groepen gebeurt apart, waardoor het mogelijk is om voor de afwezigen een andere prijs te hanteren. Nadat de import heeft plaatsgevonden, kan alles nog gewijzigd worden via het menu 'Aanrekenen artikel'.
📄️ FAQ
FAQ