Onkosten
Herbekijk hier de webinar van donderdag 30 november 2023 of lees verder onder de video.
Via de onkostenmodule kunnen leraren op een eenvoudige manier een terugbetaling van hun onkosten aanvragen. De module bundelt 4 categorieën van onkosten:
- Woon-werkverkeer: fietsvergoeding
- Woon-werkverkeer: openbaar vervoer
- Verplaatsingen in dienstopdracht
- Terugbetaling eigen aankopen
De twee eerste tegels vormen een koppeling naar de reeds bestaande modules Fietsvergoeding en Openbaar vervoer. Die originele tegels blijven ook rechstreeks toegankelijk.
Vergoedingen voor dienstverplaatsingen en eigen aankopen kunnen enkel via de module Onkosten worden aangevraagd. Deze aanvraag verloopt steeds via een goedkeuringsflow (wachtrij) waarbij de aanvraag moet worden bevestigd door één of meerdere goedkeurders, bv. de directie. Naast een goedkeurder is er ook minimaal één verwerker gekoppeld aan de wachtrij. Dit is bv. een boekhoudkundig medewerker die de aanvraag - na goedkeuring - verder mag verwerken naar Exact Online.
Dankzij een rechtstreekse koppeling met het boekhoudpakket is het mogelijk om de aangevraagde terugbetalingen evenals de gekoppelde documenten met een eenvoudige druk op de knop over te zetten naar Exact Online.
Het gebruik van deze module is een must-have om correcte fiscale attesten voor personeelsleden te kunnen afleveren.
📄️ Voorbereiding en beheer
Gebruikersbeheer
📄️ Aanvraag terugbetaling dienstverplaatsing
Aanvraag terugbetaling dienstverplaatsing
📄️ Aanvraag terugbetaling aankoop
Aanvraag terugbetaling aankoop
📄️ Aanvraag goedkeuren/afkeuren
Wanneer een personeelslid een terugbetaling heeft aangevraagd, wordt de persoon die de aanvraag moet goedkeuren hiervan op de hoogte gebracht via een bericht in Smartschool of via e-mail (afhankelijk van hoe dit is ingesteld in de wachtrij).
📄️ Aanvraag boekhoudkundig verwerken
Wanneer een personeelslid een terugbetaling heeft aangevraagd én die werd geaccepteerd door een goedkeurder, kan de aanvraag boekhoudkundig verder verwerkt en uitbetaald worden. Dit is de taak van de verwerker.
📄️ Verwerking leerlingenrekeningen
Dankzij de koppeling met de module Leerlingenrekeningen is het mogelijk om een onkost die doorgerekend moet worden aan leerlingen, te importeren in de module Leerlingenrekeningen. Hierdoor moet de aanrekening niet meer manueel worden aangemaakt en krijgt die meteen de juiste titel (omschrijving van de onkost) en kostprijs per leerling mee. De onkost wordt enkel aangerekend aan de leerlingen die geselecteerd werden bij het aanvragen van de terugbetaling.