Openbaar vervoer
Door middel van deze module kunnen personeelsleden eenvoudig de terugbetaling van hun abonnement of vervoersbewijs aanvragen.
Voor personeel
Een terugbetaling aanvragen doe je via de knop Nieuwe aanvraag toevoegen. Vervolgens selecteer je het type abonnement of ticket.
In het volgende scherm vul je het bedrag van het abonnement of vervoersbewijs in. Vul ook de begin- en einddatum in.
Gaat het om een dagticket, dan vul je bij begin- én einddatum dezelfde datum in.
Bij de bewijsstukken kan je een scan of foto van het vervoers- of betalingsbewijs toevoegen. Je kan hier meerdere bestanden selecteren.
Klik vervolgens op Aanvraag indienen om de aanvraag te registreren. De aanvraag komt nu bij de Aangevraagde terugbetalingen te staan.
Verwerking
Als je als beheerder in de module werkt, kan je doorklikken naar 'Beheer aanvragen'.
Je krijgt vervolgens een tabel te zien met alle (openstaande) aanvragen. Achteraan klik je op 'Aangevraagd' om de fiche te openen.
Je krijgt nu een overzicht van de aanvraag. Bovenaan zie je de looptijd van het abonnenment en het ingevulde bedrag.
Indien nodig, kan je in die tabel op de totale kostprijs klikken om een aangepast totaalbedrag in te vullen.
Onder de tabel kan je de toegevoegde documenten vinden en downloaden via de blauwe knop. Je kan ook opmerkingen toevoegen. Die zijn enkel voor de beheerder zichtbaar.
Als het abonnement volledig binnen het boekjaar valt (bv. looptijd van 1/3/2021 tot 4/5/2021), dan krijg je één balkje te zien voor dat boekjaar. Normaal gezien verwerk je dan het volledige bedrag binnen dat boekjaar door op Verwerk te klikken.
Loopt een abonnement over meerdere boekjaren (bv. van 3/6/2021 tot 2/6/2022), dan wordt automatisch een splitsing voorgesteld op basis van het aantal dagen.
Van zodra de volledige aanvraag is verwerkt, ga je terug naar het overzicht en kan je een volgende aanvraag verwerken.
Alle verwerkte aanvragen worden samengevat in het scherm Jaartotalen. Daar kan je per jaar zien wat er werd verwerkt (kolom Bedrag). Heeft een personeelslid meerdere aanvragen ingediend, dan zie je ook een Totaal per persoon staan.
De einddatum van het abonnement wordt in het groen gemarkeerd van zodra die datum gepasseerd is. In principe kan je die items dan terugbetalen.
Het verder verwerken naar Exact Online is vrij eenvoudig: vink vooraan aan welke aanvragen je wil overzetten en klik op 'Verwerk naar Exact Online'. De geselecteerde bedragen alsook de bijhorende documenten worden dan overgezet naar de boekhouding en ook zo gemarkeerd in het scherm van de Jaartotalen.