Leerlingenkaarten

Toolbox biedt de mogelijkheid om leerlingenkaarten aan te maken of te synchroniseren met de digitale leerlingenkaarten uit Smartschool. Op zo'n leerlingenkaart wordt een barcode of QR-code getoond. Deze code kan in Toolbox voor verschillende doeleinden gebruikt worden. Leerlingen kunnen bv. via de Wallet aankopen doen of je kan leerlingen onder de middag scannen via de module Buitengaan. Op de leerlingenkaart kan ook automatisch het nummer van de Vlaamse Scholierenkoepel toegevoegd worden, waardoor leerlingen op vertoon van deze kaart tal van kortingen kunnen genieten.

De module Leerlingenkaarten kan ook gebruikt worden in combinatie met de digitale leerlingenkaarten van Smartschool. Zo kan je leerlingen die niet beschikken over een smartphone een leerlingenkaart uit Toolbox bezorgen. Daarop wordt dezelfde info getoond als in Smartschool, op voorwaarde dat er een aantal gegevens gesynchroniseerd werden.

Instelling van de module

Om de module Leerlingenkaarten te kunnen gebruiken, moeten er eerst een aantal zaken worden ingesteld in de module Instellingen in Toolbox > Leerlingenkaarten.

Elk schooljaar kan je bij de Vlaamse Scholierenkoepel (VSK) een reeks nummers opvragen (afhankelijk van het aantal leerlingen op de school). In de Instellingen van Toolbox vul je het begin- en eindnummer in dat je hebt ontvangen. Via de module Synchronisatie leerlingen > 'Wijs leerlingenkaartnummers toe' zal Toolbox aan elke leerling een nummer toewijzen dat binnen de opgegeven reeks valt.

Als de nummers zijn toegewezen aan de leerlingen, kunnen ze gesynchroniseerd worden met Smartschool. Daarvoor moet er in Smartschool een extra profielveld voorzien worden. In Toolbox vul je in de module Instellingen > 'Smartschool' de naam van dit profielveld in. Vervolgens synchroniseer je in de module 'Synchronisatie leerlingen' de leerlingengegevens. De nummers van de VSK zullen in Smartschool toegevoegd worden en getoond worden op de digitale leerlingenkaart.

Verder kan je bepalen wat er op de leerlingenkaart getoond moet worden en hoe die eruit moet zien. Je kan bv. het intern nummer tonen, het nummer van de VSK, ... Indien je gebruik maakt van de module Buitengaan, kan je de dagen tonen waarop een leerling toelating heeft om onder de middag de school te verlaten. Je kan ook een barcode aan de leerlingenkaart toevoegen. In de module Leerlingenkaarten kan je verder bepalen of dat een eigen (door Toolbox gegenereerde) barcode moet zijn of de QR code vanuit Smartschool. De tekstkleuren kan je wijzigen door op het gekleurde vakje te klikken.

Tot slot kan je nog de grootte en de marges van de etiketten alsook de grootte van de foto en barcode aanpassen.

Gebruikersbeheer

Om toegang te krijgen tot de module Leerlingenkaarten, moet een gebruiker beschikken over de juiste rechten, nl. 'voorlopige_leerlingenkaarten'. Dit gebruikersrecht kan worden toegekend via de tegel gebruikersbeheer.

Leerlingenkaarten aanmaken

Barcodes of QR codes genereren

Indien je op de leerlingenkaarten een barcode wil tonen, klik je op de eerste mogelijkheid

Genereer barcodes

. Toolbox zal dan voor elke leerling een eigen unieke barcode genereren. Die barcode kan vervolgens gescand worden om aankopen te betalen via de module Kassa. Indien de school werkt met de module Wallet, kunnen ook betalingen via de Wallet plaatsvinden door de barcode te scannen.

Toolbox biedt ook de mogelijkheid om de QR codes van de digitale leerlingenkaart uit Smartschool te tonen. Dit kan handig zijn wanneer je de digitale leerlingenkaart uit Smartschool wil gebruiken voor de module Buitengaan of om betalingen te doen via de Wallet. Leerlingen die niet beschikken over een smartphone, kunnen gebruik maken van de afgedrukte leerlingenkaart uit Toolbox. Die bevat dezelfde gegevens als de digitale versie in Smartschool. De QR codes moeten eerst en vooral opgehaald worden uit Smartschool via de module Synchronisatie leerlingen > Scancodes ophalen. Daarna klik je in de module Leerlingenkaarten op

Genereer Smartschool QR codes

.

Foto's ophalen uit Smartschool

Indien je op de leerlingenkaarten foto's wil tonen, haal je de foto's op uit Smartschool. Dat kan rechtstreeks vanuit de module Leerlingenkaarten. In het begin van het schooljaar kan je alle nieuwe foto's ophalen. Wanneer leerlingen later inschrijven, kan je ervoor kiezen om enkel de nieuwe foto's op te halen. Dat laatste zal veel sneller gaan, omdat er veel minder gegevens opgehaald moeten worden.

Leerlingenkaarten afdrukken

Je kan leerlingenkaarten in bulk afdrukken voor de hele school, per klas of per individuele leerling. Je kan ook enkel leerlingenkaarten afdrukken voor leerlingen die de school onder de middag mogen verlaten.

Om de kaarten af te drukken per klas, zoek je bovenaan via het zoekveld een klas op. Je kan ook alle klassen ineens selecteren via de checkbox bovenaan (naast klas). Het is ook mogelijk om slechts 1 of enkele klassen aan te vinken. Klik vervolgens onder de lijst met klassen op 'Druk geselecteerde klassen af'.

Om leerlingenkaarten af te drukken voor individuele leerlingen, moet je deze leerlingen eerst toevoegen aan de 'Tijdelijke selectie'. Via het zoekveld kan je zoeken op de naam van een leerling. Vervolgens selecteer je de gewenste leerling(en) en voeg je die toe aan de 'Tijdelijke selectie'. Je kan steeds nagaan hoeveel leerlingen er toegevoegd zijn via het aantal achteraan. Indien je voor andere leerlingen etiketten wil afdrukken, maak je de tijdelijke selectie leeg en voeg je de gewenste leerlingen toe. Klik op de blauwe link

Tijdelijke selectie

om de etiketten effectief af te printen.