RL/Personaberichten
Voorbereiding
Het personeelslid dat deze module zal beheren, moet beschikken over het gebruikersrecht rl_beheer. Dat kan toegekend worden door een Toolboxbeheerder via de module Gebruikersbeheer. Klik in Toolbox op het vraagteken rechtsbovenaan om na te gaan wie Toolboxbeheerder is in jouw school.
De standaardwaarden voor het versturen via mail en Smartschool en de instelling voor digitaal ondertekenen vind je onder Instellingen > RL. Ze worden op de bijbehorende plaatsen in deze handleiding toegelicht.
Oude module
De oude module is nog beschikbaar via de knop "Oude module". We raden aan om vanaf nu de nieuwe module te gebruiken, want de oude module zal op termijn verwijderd worden. Het is niet mogelijk om de documenten in de oude module te linken aan de nieuwe module. De handleiding hiervan vind je hier terug.
Ophalen
Klik op de knop Documenten ophalen om het ophaalmenu te openen. Hier kun je het volgende instellen:
- Schooljaar: het schooljaar waarvoor je documenten wilt ophalen.
- Instellingsnummer: laat dit op Alle beschikbare instellingen staan, of kies één instellingsnummer om enkel de documenten voor dat instellingsnummer op te halen.
- Versturen via: kies of de documenten meteen verstuurd worden via mail of Smartschool. Bij Niet versturen worden ze enkel opgehaald.
Met de schakelaar onderaan bepaal je of de documenten standaard zichtbaar of onzichtbaar zijn in het profiel van de leraren. Je kunt dit nadien nog aanpassen, zie zichtbaar maken in profiel.
Documenten lijst
Na het ophalen verschijnen de documenten in een lijst. Elke rij is één document.
Kolommen
| Kolom | Betekenis |
|---|---|
| Type | Het soort document: Edison of Persona. |
| Naam / Voornaam | De leraar voor wie het document bestemd is. |
| Instellingsnr. | Het instellingsnummer waartoe het document behoort. |
| Aangemaakt op | De datum waarop het document in Informat is aangemaakt. |
| Nr. | Het nummer van het document. Bij Persona is dit het berichtnummer, bij Edison het zendingnummer. |
| RL | Het RL-type (RL1, RL2 of RL4). |
| Status | De huidige status van het document, zie status. |
| Omschrijving | De omschrijving van het document, zoals ze in Informat staat. |
Aan het einde van elke rij staan twee knoppen:
- Oog: maakt het document zichtbaar/onzichtbaar in het profiel van de leraar, zie zichtbaar of onzichtbaar maken in profiel.
- Bestand: opent een preview van het document, waarin je het ook kunt downloaden.
Via de selectievakjes links vooraan selecteer je documenten voor acties zoals versturen.
Status
Elk document heeft een status die aangeeft hoever het in het proces zit:
| Status | Betekenis |
|---|---|
| Opgehaald | Het document is opgehaald uit Informat, maar nog niet verstuurd. |
| Verzonden mail | Het document is via mail verstuurd. |
| Verzonden Smartschool | Het document is via Smartschool verstuurd. |
| Verzenden mislukt | Het versturen is niet gelukt. De reden zie je in de historiek. |
| Bekeken | De leraar heeft het document geopend. |
| Ondertekend | De leraar heeft het document digitaal ondertekend. |
| Geweigerd | De leraar heeft het ondertekenen geweigerd. De reden zie je in de historiek. |
Een document toont altijd de meest gevorderde status. Is het document bijvoorbeeld verstuurd en daarna bekeken, dan zie je Bekeken.
Historiek
Klik op de status van een document om de historiek te openen. Daarin zie je alle gebeurtenissen van dat document, met de nieuwste bovenaan.
Bij een mislukte verzending of een weigering staat ook de reden onder de gebeurtenis.
Acties
Acties voer je uit op geselecteerde documenten. Zonder selectie kun je geen actie uitvoeren.
- Vink in de lijst de documenten aan waarvoor je een actie wilt uitvoeren. Met het vakje in de kolomkop selecteer je alle documenten op de pagina.
- Klik op Acties. Het cijfer op de knop toont hoeveel documenten je geselecteerd hebt.
- Kies de gewenste actie.
De selectie blijft behouden terwijl je van acties wisselt, maar wordt leeggemaakt zodra je filtert, sorteert of naar een andere pagina gaat.
Versturen via mail
Kies in het menu Acties de optie E-mail. Er opent een venster Versturen via E-Mail.
Documenten die niet zichtbaar zijn in het profiel worden niet verzonden. Maak ze eerst zichtbaar.
Je kunt hier het volgende instellen:
- Afzender mail: het mailadres waarmee de documenten verstuurd worden. Kies het gewenste adres in de lijst.
- Kopie verzenden aan: vul een e-mailadres in en klik op + om het toe te voegen. Dit adres ontvangt een kopie van de mails. Je kunt meerdere adressen toevoegen.
- Gebruik privé mailadressen in plaats van school mailadressen: standaard wordt het schooladres van de leraar gebruikt. Schakel dit in om het privé mailadres van het personeelslid te gebruiken.
Deze velden staan vooraf ingevuld met de standaardwaarden uit Instellingen > RL. Je kunt ze hier per verzending aanpassen, zonder de standaardwaarden te wijzigen.
Klik op Verzenden om de mails te versturen. Alle leraren ontvangen een e-mail met hun document.
Versturen via Smartschool
Kies in het menu Acties de optie Smartschool. Er opent een venster Versturen via Smartschool.
Documenten die niet zichtbaar zijn in het profiel worden niet verzonden. Maak ze eerst zichtbaar.
Je kunt hier het volgende instellen:
- Smartschool platform: kies in de lijst via welk Smartschool-platform de berichten verstuurd worden.
- Verzend vanuit ingelogde gebruiker indien afzender leeg is: is er geen afzender ingevuld, dan kun je met deze schakelaar het bericht laten versturen door de gebruiker die in Toolbox is ingelogd.
De standaardwaarde van deze schakelaar stel je in onder Instellingen > RL > Smartschool. Je kunt hem hier per verzending aanpassen.
Klik op Verzenden om de berichten te versturen. Alle leraren ontvangen een bericht in Smartschool met hun document.
Zichtbaar of onzichtbaar maken in profiel
Standaard bepaalt de schakelaar in het venster Documenten ophalen of een document zichtbaar is in het profiel van de leraar. Nadien kun je dat aanpassen via de knop Acties:
- Selecteer met de selectievakjes links één of meerdere documenten.
- Klik op Acties. Het cijfer op de knop toont hoeveel documenten je geselecteerd hebt.
- Kies Zichtbaar maken of Onzichtbaar maken.
De wijziging geldt voor alle geselecteerde documenten tegelijk.
Voor één enkel document kan het ook sneller met de oogknop aan het einde van de rij. Een open oog betekent dat het document zichtbaar is voor de leraar, een doorgestreept oog dat het verborgen is.
Filteren
Met de knop Filters beperk je de lijst tot de documenten die je zoekt. Het cijfer op de knop toont hoeveel filters actief zijn. Zodra je een filter wijzigt, springt de lijst terug naar de eerste pagina.
Je kunt meerdere filters combineren: een document moet dan aan alle ingestelde filters voldoen. Vink je binnen een gewone filter meerdere waarden aan (bv. twee leraren), dan volstaat het dat het document aan één ervan voldoet.
Met het prullenbakje rechtsboven in een filter wis je enkel die filter.
Status
De statusfilter werkt anders dan de andere filters. Voor elke status kies je afzonderlijk:
| Keuze | Betekenis |
|---|---|
| Ja | Het document heeft deze status wel (gehad). |
| Nee | Het document heeft deze status niet. |
| Geen keuze | De status speelt geen rol bij het filteren. |
Combineren
- Meerdere keer ja: het document moet minstens één van die statussen hebben.
- Meerdere keer nee: het document mag minstens één van die statussen niet hebben.
- ja én nee samen: het document moet aan beide groepen voldoen.
- Bekeken (ja) en geweigerd (ja): toont de documenten die bekeken of geweigerd zijn.
- Ondertekend (nee) en geweigerd (nee): toont de documenten die niet ondertekend zijn of niet geweigerd zijn.
- Bekeken (ja) en ondertekend (nee): toont de documenten die de leraar bekeken heeft en die nog niet ondertekend zijn.
- Verzonden via e-mail (ja), verzonden via Smartschool (ja), ondertekend (nee) en geweigerd (nee): toont de documenten die per e-mail of via Smartschool verstuurd zijn en die nog niet ondertekend of geweigerd zijn.
Sorteren
Klik op de kolomkop Aangemaakt op of Nr. om de lijst te sorteren. Elke klik wisselt tussen oplopend, aflopend en de standaardvolgorde.
Sorteren werkt samen met de filters: je sorteert enkel de documenten die overblijven na het filteren. Na elke wijziging van de sortering ga je terug naar de eerste pagina.
Digitaal ondertekenen
Documenten kunnen digitaal ondertekend worden via Digitaal Ondertekenen. Of je school dit gebruikt, bepaal je met de instelling Gebruik digitaal ondertekenen onder Instellingen > RL. Die instelling schakelt het digitaal ondertekenen van RL en Personaberichten in voor alle personeelsleden.
- Ingeschakeld: De leraren ontvangen in hun mail of Smartschool-bericht een link naar Digitaal Ondertekenen. Via die link openen ze het document en ondertekenen of weigeren ze het.
- Uitgeschakeld: De leraren krijgen geen ondertekenlink en het document wordt niet digitaal ondertekend. De leraren krijgen wel een link om het document te bekijken.