Ga naar hoofdinhoud

Leerlingenrekeningen

De module Leerlingenrekeningen stelt de gebruiker in staat om efficiënt en snel facturen op te maken ten aanzien van de leerlingen. De module is volledig geïntegreerd in de Toolbox, waardoor er een perfecte samenwerking is met de leerlingenadministratie in Informat of WISA (afhankelijk van het pakket dat door de school wordt gebruikt) en de boekhouding in Exact Online (EOL).

In de module Leerlingenrekeningen kan per item of artikel steeds de kostenplaats, grootboekrekening en kostendrager worden gedefinieerd. Op deze manier kan na het afronden van het facturatieproces de boeking in EOL geheel geautomatiseerd worden doorgevoerd. De medewerker hoeft hiervoor niets te doen in EOL.

De module is flexibel ingericht, zodat de gebruiker steeds volledige controle heeft over het facturatieproces. Kosten kunnen aan de hand van een zelf gekozen periodiciteit worden overgebracht naar een notagroep. Zowel vanaf het niveau van de klas, een subgroep als op het niveau van de individuele leerling kunnen er kosten worden aangerekend. Elke factuurregel blijft individueel aanpasbaar, ook nadat de verzamelnota per individuele leerling is opgemaakt, tot het moment dat de factuur is overgezet naar EOL. Daarna is de factuur geboekt en kan deze niet meer worden aangepast.

Aan de hand van de eerder opgegeven instellingen (slechts éénmaal op te geven) zal de Toolbox dynamisch een pdf document genereren voor elke individuele factuur die gekoppeld en inzichtelijk is per individuele leerling. Dit document kan worden afgeprint, opgeslagen of verzonden per e-mail. Met 1 druk op de knop kunnen de facturen ook worden verstuurd via de co-accounts in Smartschool of Parentcom.

Proces

📄️ Mijn groepen

Meestal worden artikelen aangerekend aan individuele leerlingen of aan klas- of subgroepen. Deze leerlingen en groepen worden geïmporteerd vanuit het pakket leerlingenadministratie (Informat of Wisa) via de synchronisatiemodules. Soms kan het echter zinvol zijn om nog andere groepen te definiëren. Bv. een groep leerlingen met een busabonnement dat voor het zwemmen enkel het inkomticket moet betalen en niet voor het busvervoer. Hiervoor kan je rechtstreeks in de leerlingenrekeningen een eigen groep aanmaken. Die groep kan je later selecteren bij het aanrekenen van artikelen en/of in de module Registratie Basisschool.

📄️ Artikels en artikelgroepen

Hetgeen aan de leerlingen zal worden aangerekend, wordt gedefinieerd als artikels. Artikels kunnen als op zich zelf staande items worden aangerekend, maar kunnen ook worden gebundeld in artikelgroepen. Het voordeel van zo’n artikelgroep is dat er verschillende soorten kosten kunnen worden gebundeld. Alle artikels kunnen dan eenvoudig samen worden aangerekend. Ook bestaat de mogelijkheid om de groep onder één noemer aan te rekenen en op de factuur te tonen. Zo kan een uitstap als uitstap worden aangerekend, terwijl de busreis, het museumbezoek en het drankje als verschillende artikels zijn gedefinieerd en in de boekhouding op verschillende kostendragers kunnen worden geboekt.