Inschrijvingen

In het inschrijvingenscherm krijg je een overzicht van alle leerlingen evenals de begin- en eventuele einddatum van de inschrijving. Deze informatie komt via de module Synchronisatie leerlingen (secundair onderwijs) of leerlingen basisschool uit Informat of Wisa.

Door middel van de filters kan je zoeken op groep (klas of subgroep), jaar, school, vestiging, naam of combinaties. Belangrijk hierbij is de datum. Je zoekt namelijk altijd naar leerlingen in een bepaalde groep op een bepaalde datum. Je kan ook het datumveld leegmaken. Op die manier krijg je alle inschrijvingen van het geselecteerde schooljaar te zien, dus ook leerlingen die in de loop van het schooljaar zijn uitgeschreven. Toolbox behoudt alle informatie zodat het ook mogelijk is om zaken aan te rekenen aan leerlingen die ondertussen reeds zijn uitgeschreven of van klas/richting zijn veranderd.

In de filter kan je aanvinken om de afwezigheden uit Smartschool te tonen (Informat en Wisa worden nog niet ondersteund).

Verder kan je de (gefilderde) lijst op allerlei manieren sorteren.

E-mailadressen

Via de blauwe envelop

in het menu Inschrijvingen kan je zien naar welke e-mailadressen de facturen gestuurd kunnen worden. Je ziet hier steeds alle e-mailadressen die beschikbaar zijn in Informat/Wisa. E-mailadressen die in het administatief pakket zijn aangevinkt om te gebruiken voor facturatie, worden in Toolbox getoond met een groen vinkje. Indien niet aangevinkt voor facturatie in Informat/Wisa, wordt er een grijze bol getoond. Naar deze e-mailadressen zullen geen schoolrekeningen verstuurd worden.

Wil je hier iets aan wijzigen? Dan moet dat rechtstreeks in het administratief pakket gebeuren. Na zo’n wijziging is het nodig om de leerlingengegevens opnieuw te synchroniseren via de module synchronisatie leerlingen (secundair onderwijs) of synchronisatie leerlingen basisschool. Daar voer je de eerste twee stappen uit, nl. Informat/Wisa uitlezen en Synchroniseer leerlingen.

Domiciliëring

Alvoren facturen te kunnen innen via domiciliëring moet de SEPA schuldeisersidentificatie en de betalingsvoorwaarde worden ingesteld bij Scholen>Boekhouding. Wanneer deze gegevens zijn ingevuld, verschijnt bij de Inschrijvingen een extra kolom met volgend icoon

.

Om een formulier voor domiciliëring te downloaden, vink je bij Inschrijvingen de leerling aan en klik je op

Maak PDF met SEPA mandaten

. Na ondertekening door de ouders, wordt dit document door de boekhouding ingelezen in Exact Online. Om de domiciliëring te activeren in de leerlingenrekeningen, moet je ze importeren via het menu Importeer. Wanneer het mandaat correct is opgehaald, zal in de kolom

ditzelfde icoon verschijnen bij de leerling.

Via Rapporten kan je steeds een lijst opvragen van leerlingen met een domiciliëring.

Bijkomende info

Voer bijkomende info over een leerling in door te dubbelklikken in een leeg vak in de kolom ‘Info’. De info die hier wordt ingevoerd, wordt automatisch mee overgenomen naar de openstaande facturen en andersom. Het

icoon geeft weer dat er info beschikbaar is. Die kan je raadplegen door met de cursor over het icoon te bewegen of wijzigen door te dubbelklikken op het icoon.