Beheer en instellingen

Gebruikersrechten toekennen

Om de module Registratie basisschool te kunnen gebruiken, moeten er rechten toegekend worden. Dat gebeurt door een beheerder via de module Gebruikersbeheer.

Voor deze module zijn er twee categorieën van gebruikersrechten voorzien:

• Registratie basisschool gebruik: Een gebruiker met deze rechten kan zelf registreren en andere registraties in de module raadplegen en/of wijzigen. Daarnaast heeft deze gebruiker ook toegang tot het rapport met registraties.
• Registratie basisschool beheer: Deze gebruiker heeft alle hogervermelde bevoegdheden en heeft daarbovenop ook toegang tot het onderdeel 'Beheer' waar men overzichten van de registraties kan raadplegen en barcodes voor leerlingen kan aanmaken.

Het is mogelijk deze rechten toe te kennen aan personeelsleden maar ook aan externen. Dat laatste kan handig zijn om niet-personeelsleden ook toegang te geven tot deze module zonder dat ze in de Toolbox voor personeelsleden kunnen inloggen.

Items instellen

Vooraleer je aan de slag kan gaan met de module Registratie Basisschool, moeten alle te registreren items worden ingesteld. Dat gebeurt in de module zelf via de knop Beheer. Je hebt hier het recht Registratie basisschool beheer voor nodig.

Als eerste moet je een categorie of meerdere categorieën aanmaken. Zo'n categorie is een verzameling van items die je wil registreren. Registreer je tijdens de middag wie er een drankje krijgt en wie een koek, dan kan je die twee te registreren items bijvoorbeeld verzamelen onder de categorie 'Middag'. De naam van een reeds aangemaakte categorie kan je wijzigen door op de naam van die categorie te klikken.

Vervolgens kan je de items aanmaken die je wil registreren. Elk item geef je een naam en een (liefste unieke) afkorting. Bijvoorbeeld 'Voorbewaking' en afkorting 'VBW'. Je wijst een item vervolgens toe aan een aangemaakte categorie. Je bepaalt hier ook wat voor type registratie het item is:

• Registratie: een leerling was aanwezig of niet aanwezig, een leerling heeft iets gekregen of net niet.
• Aantallen: hiermee geef je aan hoeveel stuks een leerling van iets kreeg. Bijvoorbeeld 5 nieuwjaarsbrieven.
• Tijdsregistratie: dit type geeft de mogelijkheid om te registreren hoe lang een leerling aanwezig was. Bijvoorbeeld: de leerling was 27 minuten in de nabewaking. Dat kan handig zijn om per minuut, 5 minuten, ... een bedrag aan te rekenen.

Als je kiest voor tijdsregistratie dan kan je vervolgens kiezen hoe je wil aanrekenen. Je hebt hier twee mogelijkheden:

• Vaste prijs per periode: deze optie laat toe om een vast prijs voor een vast aantal minuten in te stellen. Per begonnen aantal minuten wordt dan die prijs aangerekend. Bijvoorbeeld: per begonnen blok van 5 minuten wordt 1 euro aangerekend.

• Variabel schema: hiermee kan je variabel werken en kiezen om in het eerste blok van X-aantal minuten een andere prijs aan te rekenen dan in het volgende blok van Y-aantal minuten. Die optie laat toe om bijvoorbeeld het eerste kwartier goedkoper of gratis te maken en pas na een kwartier beginnen aanrekenen.

Belangrijk

Het type registratie kan je na het aanmaken van een item niet meer wijzigen!

In het volgende scherm kan je, afhankelijk van het gekozen type, extra opties opgeven. Voor alle soorten items kan je opgeven vanaf wanneer en tot wanneer een item zichtbaar is voor registratie. In het voorbeeld van de nieuwjaarsbrieven kan je instellen dat die registratie maar binnen één bepaalde week kan plaatsvinden. Zo vermijd je dat er in januari nog nieuwjaarsbrieven worden geregistreerd. Je kan ook instellen op welke dagen het item beschikbaar is. Gaat het om een nabewaking die niet op woensdag georganiseerd wordt, dan vink je enkel maandag, dinsdag, donderdag en vrijdag aan. Zo kan men zich niet vergissen tijdens het registreren.

De prijs wordt voor deze nieuwe versie van de module nu ook ingesteld in de instellingen van het item.

Voor items van het type Tijdsregistratie moet de prijs ingesteld worden per aantal minuten of kan je meerdere lijnen toevoegen om zo een schema op te bouwen. Per lijn geef je dan een prijs op.

Optioneel kan je een item beschikbaar stellen voor een selectie van groepen. Ook dat is louter om te voorkomen dat een item voor foutieve groepen wordt geregistreerd. Je kan kiezen uit klassen, subgroepen (uit Informat) of eigen groepen om de filter in te stellen. Enkel voor die groepen zal het item zichtbaar zijn.

Barcodes afdrukken

Als je gebruik maakt van een barcodescanner om leerlingen te scannen, dan wil je daar ook barcodes voor afdrukken. Dat verloopt niet langer meer via deze module maar gaat via de module Leerlingenkaarten.