Voorbereiding en beheer

Alvorens je aan de slag kan met de module Boekenverkoop moeten er nog een aantal zaken geconfigureerd worden.

Gebruikersbeheer

Om de module Boekenverkoop in Toolbox te kunnen inrichten en gebruiken moet het gebruikersrecht boekenverkoop zijn toegekend. Gebruikersrechten kunnen toegekend worden door een beheerder via de module Gebruikersbeheer. Bij het vraagteken rechtsboven in Toolbox kan je nagaan wie die beheerder is voor jouw Toolbox.

Algemene instellingen

In de module Instellingen => Boekenverkoop kunnen een aantal algemene zaken worden ingesteld.

• De bankrekening is het rekeningnummer van de school waarop de ouders moeten betaling in het geval van een afbetalingsplan. Dit rekeningnummer wordt opgenomen op het document van de afbetaling.

• Indien er een schoolpremie kan worden toegekend bij een afbetaling - bv. indien de school een intern fonds heeft voor armoedebestrijding - kan dat hier worden ingevuld.

• De Schoolnaam, Titel en Voetnoot worden getoond op de boekenlijst.

• Wil je gebruik maken van de tabletmodus bij het uitleveren, dan kan je die hier activeren. De sleutelwaarde wordt ingevuld door Toolbox.

  

• Heb je in de module Leerlingenrekeningen voorschotfacturen gemaakt voor het boekenpakket, dan kan je die voorschotfacturen koppelen aan de module Boekenverkoop. Bij het uitleveren van de boeken zal je kunnen zien of het voorschot al dan niet voldaan is en het kunnen toevoegen als deelbetaling. Om de koppeling te maken, selecteer je in de module Instellingen de notagroep waarin je de voorschotfacturen hebt gemaakt. Hier kan maar 1 notagroep geselecteerd worden. Daarom is het belangrijk om alle voorschotfacturen in dezelfde notagroep aan te maken.

  

• Verder kan je de boekhoudkundige parameters meegeven die gebruikt moeten worden voor de facturatie. Grootboekrekening, kostenplaats en kostendrager kunnen per item verschillen. Daarom is er in de module Boekenverkoop bij het menu 'Artikels => Artikels boekhouding' voorzien om deze instellingen voor elk item apart te kunnen definiëren. Vul je daar niets in, dan worden de algemene parameters uit de module Instellingen overgenomen. Vul je daar wel iets in, worden die instellingen uit het menu Artikels gebruikt.

• Werk je met voorschotfacturen, vul dan ook zeker de boekhoudkundige parameters hiervoor in. Bij het toevoegen van een voorschot als deelbetaling, zal het voorschot met deze parameters in mindering worden gebracht op de factuur.

  

• Wanneer leerlingen of ouders een bestelling plaatsen via de webshop wordt er aan het einde van de bestelling een bevestigingsmail gestuurd. Om die te kunnen versturen, moet er een afzender worden ingesteld. In de dropdownlijst kan je de gewenste afzender selecteren. Komt die afzender niet voor in de lijst, dan kan je die instellen via de module Instellingen => E-mail. Voor meer info, klik hier of neem contact op met de Toolbox helpdesk. Verder kan je ook nog de tekst vóór en na het overzicht van de bestelling instellen.

  

• Om de bestellijst voor Standaard Boekhandel te kunnen genereren, is het nodig om helemaal onderaan het winkelnummer in te vullen. Dat vind je terug in de SBS-app (applicatie van Standaard Boekhandel) of via de contactpersoon.