Synchronisatie leraren
In Toolbox moeten personeelsleden nooit manueel worden aangemaakt. Het vertrekpunt is steeds het administratief pakket waar het personeelsdossier up-to-date gehouden wordt. Via de synchronisatiemodules in Toolbox worden de gegevens van personeelsleden opgehaald uit Informat of Wisa. In de module Instellingen > Synchronisatie leraren kan je instellen uit welke software die gegevens moeten komen.
Toolbox maakt gebruik van het intern nummer (pointer) uit Informat of Wisa. Bij Informat is dat nummer sowieso uniek. Bij Wisa kan het voorvallen dat een leerling en een personeelslid eenzelfde intern nummer hebben gekregen. Om dat op te lossen kan er in de module Instellingen een prefix ingesteld worden die voor de pointer wordt gezet. Op die manier kunnen leraren en leerlingen uit elkaar gehouden worden.
Na het ophalen van de gegevens worden gebruikersnamen aangemaakt. Het formaat kan je ook zelf definiëren via de module Instellingen > Synchronisatie leraren. Het is eveneens mogelijk om een maximale lengte in te stellen: gebruikersnamen worden dan ingekort. Staat de lengte op 0, dan is er geen limiet.
Synchroniseren
Het synchroniseren gebeurt altijd in twee stappen:
- Informat/Wisa uitlezen = het ophalen van de gegevens uit Informat of Wisa
- Synchroniseer leraren = het intern synchroniseren/gegevens overzetten naar Toolbox
Daarna kan er gesynchroniseerd worden met andere software al naargelang die optie is aangevinkt in de module Instellingen > Synchronisatie leraren.
Inloggegevens
Via PDF afdrukken in de synchronisatiemodule kan je de gebruikersnamen en wachtwoorden voor de leraren afdrukken en/of versturen per e-mail. Toolbox gebruikt het e-mailadres dat is ingegeven in het administratief pakket. Je kan zelf bepalen hoe die PDF eruit ziet via de module Instellingen > PDF leerlingen (...). Er zijn heel wat dynamische variabelen beschikbaar waardoor het document dynamisch wordt samengesteld en de variabelen worden vervangen door de overeenkomstige gegevens voor het betreffende personeelslid. Dat stelt je in staat om ineens heel wat info mee te geven zoals bv. inloggegevens voor andere softwareplatformen. Je kan deze gegevens ook exporteren naar Excel.
Gebruikersnamen controleren en/of wijzigen
In de synchronisatiemodule kan je de gebruikersnamen van personeelsleden controleren en indien nodig te wijzigen. Klik hiervoor in het menu links op Controle gebruikersnamen. Hier kan je controleren op lengte of op naamswijziging. In deze twee overzichten krijg je enkel de gebruikersnamen te zien waar een controle voor moet gebeuren, bv. omdat er in het administratief pakket een naamswijziging heeft plaatsgevonden en de huidige gebruikersnaam niet overeenkomt met de voorgestelde gebruikersnaam door Toolbox of omdat een gebruikersnaam langer is dan 20 karakters. Een gebruikersnaam wijzigen kan met behulp van het groene potloodje
Bij de controle op naamswijzigingen krijg je 2 kolommen met gebruikersnamen te zien. Enerzijds de huidige gebruikersnaam en anderszijds de (door Toolbox) berekende gebruikersnaam. De berekende gebruikersnaam overnemen kan heel eenvoudig door te klikken op het bijhorende icoontje
Je kan de gebruikersnamen ook vrij wijzigen. Dan krijg je een lijst te zien van alle personeelsleden. Wijzigen kan ook hier door middel van het potloodje
Lukt het voor een gebruiker niet om in te loggen in Toolbox via de koppeling met MS Office of Smartschool? Controleer dan steeds of de gebruikersnaam in MS (alles voor de @schoolnaam.be) of Smartschool overeenkomt met de gebruikersnaam in Toolbox. Indien dat niet het geval is, pas je één van op hogervermelde manieren de gebruikersnaam aan in Toolbox.
Tot slot kan je onder het menu 'Controle gebruikersnamen' ook het koppeldveld voor het lesrooster controleren en eventueel wijzigen. Dit koppelveld wordt gebruikt om een leraar uit Toolbox te koppelen met de overeenkomstige leraar uit het roosterprogramma. Dit is enkel van toepassing voor scholen die werken met de modules Lessenrooster, Afwezigheden en Vervangingslijsten. Klik hier voor meer info.
Koppeling met administratief pakket
Gegevens uit Informat ophalen
Het ophalen van gegevens uit Informat gebeurt via de REST API's van Informat. De Toolbox helpdesk zal zorgen voor de juiste koppeling.
In de instellingen vul je zeker ook de instellingsnummers in waarvoor je gegevens wenst op te halen.
Gegevens uit Wisa ophalen
Om gegevens uit Wisa op te halen, moeten er enkele stappen doorlopen worden:
Zorg dat de Wisa webservices geïnstalleerd staan op de Wisa server. Staat de server bij Wisa, dan mag je deze stap overslaan. Staat de server in jouw school, dan moet je deze stap zeker nakijken. Handleiding hiervoor: WISA_API_Service.pdf In het Querybeheer moeten 3 queries worden toegevoegd: Leerlingen algemene informatie Leerlingen loopbanen Leerlingen bijkomende informatie Personeel
De inhoud van deze queries wordt bij de opstart van Toolbox doorgestuurd. In de instellingen van Toolbox - Wisa vul je bij Queries de namen van de verschillende queries in. TB_LLN, TB_LLNLB, TB_LLNDATA en TB_PERS zijn de standaard namen. In Wisa maak je een gebruiker aan die leesrechten heeft op de nodige instellingsnummers. De credentials van die gebruiker vul je in bij Instellingen - Wisa - Authenticatie. Vul ook de naam van de databank in alsook de SOAP url van de webservice. Die ziet er meestal zo uit: http://londen.wisa-asp.net:8080/SOAP?service=WisaAPIService Als dat is gebeurd, komen de huidige leerlingen en leraren binnen via de synchronisatie.
Wil je de leerlingen/personeel van een andere datum opvragen, dan vul je bij de Synchronisatiedata (instellingen - Wisa) de gewenste datum in. Op die manier kan je bijvoorbeeld eind augustus al de leerlingen die in september beginnen opvragen.