Synchroniseren met Microsoft
Voer deze stap pas uit nadat je stap 1 en 2 gedaan hebt en de gebruikersnamen gecontroleerd zijn.
Office 365 of Active Directory?
Toolbox kan met twee Microsoft-omgevingen synchroniseren:
| Office 365 | Active Directory | |
|---|---|---|
| Wat? | De cloudaccounts van Microsoft 365 (Entra ID) voor Teams, Outlook, OneDrive, ... | Het lokale Windows-domein van de school, bv. om aan te melden op schoolcomputers. |
| Hoe praat Toolbox ermee? | Rechtstreeks, via een app-registratie. Zie Synchronisatie O365 via app-credentials. | Via de Toolbox Gateway op een server in de school. Zie Synchronisatie met ActiveDirectory. |
| Knop in de synchronisatiemodule | Synchroniseer met Office365 | Synchroniseer met ActiveDirectory |
| Aanzetten via | Instellingen => Synchronisatie leraren => Synchroniseer met Office365 | Instellingen => Synchronisatie leraren => Synchroniseer met ActiveDirectory |
Welke van de twee je nodig hebt, hangt af van het netwerk van de school. Synchroniseert je lokale Active Directory zelf al naar Microsoft 365 (bv. via Entra Connect), dan maak je de accounts aan in de Active Directory en niet rechtstreeks in Office 365. Twijfel je? Vraag het na bij je ICT-verantwoordelijke of bij de Toolbox helpdesk.
Werkwijze: eerst zoeken, dan doorvoeren
Office 365 en Active Directory werken op dezelfde manier: Toolbox zoekt eerst alle wijzigingen en zet ze in een wachtrij. Pas wanneer jij op de knop klikt, worden ze uitgevoerd.
- Klik in de synchronisatiemodule op Synchroniseer met Office365 of Synchroniseer met ActiveDirectory. Je ziet de wijzigingen die nog in de wachtrij staan, of de melding Er staan geen wijzigingen in de wachtrij.
- Klik op
. Toolbox vergelijkt de gebruikers in Toolbox met de accounts in Microsoft en zet alle gevonden wijzigingen in de wachtrij. Een eventuele oude wachtrij wordt vervangen. Er wordt nog niets uitgevoerd.
Start volledige synchronisatie - Controleer de wachtrij. Je ziet per wijziging de gebruikersnaam, de actie (bv. toevoegen, naam_wijzigen, groep_toevoegen), de oude en de nieuwe waarde. Is een wijziging niet gewenst? Vink ze aan en klik op
. Het account zelf blijft dan ongewijzigd.
Verwijder geselecteerde mutaties - Klik op
. Nu worden de wijzigingen effectief uitgevoerd in Office 365 of in de Active Directory.
Voer deze ... wijziging(en) door - Start daarna nog eens een volledige synchronisatie. Is alles goed verlopen, dan blijft de wachtrij leeg.
De knop Voer deze ... wijziging(en) door voert alle wijzigingen in de wachtrij uit, niet enkel de aangevinkte. De vinkjes dienen om wijzigingen uit de wachtrij te verwijderen. Verwijder dus eerst wat je niet wil, en klik dan pas op doorvoeren.
Accounts verwijderen of inactief zetten staat apart onder de wachtrij en gebeurt nooit met de knop doorvoeren. Zie Accounts inactief zetten of verwijderen.
Office 365
Belangrijke instellingen
Je vindt ze in Instellingen => Office365, per doelgroep (leraren, leerlingen, leerlingen basisschool, externen).
| Instelling | Betekenis |
|---|---|
| Office365 Interactief | Uit: Toolbox gebruikt de app-registratie en je hoeft zelf geen beheerder te zijn in Microsoft. Dat is de aanbevolen werkwijze. |
| Office365 Domein leraren | Het domein van de accounts, bv. school.be. Wil je een ander domein per instelling of per vrij veld, gebruik dan Leraren domein bepalen op. |
| Selecteer enkel leraren met instellingsnummer | Beperkt de synchronisatie tot bepaalde instellingsnummers. |
| Licentie leraren | De licentie die nieuwe accounts krijgen. |
| DisplayName leraren, Functie, Departement, Bedrijf (companyName), Stad | De gegevens die Toolbox invult bij het account. |
| Bepaal groep op / Leraren standaard groep(en) | In welke groepen Toolbox de accounts plaatst. |
| Leraren filteren op bedrijfsnaam / Leraren filteren op functie | Toolbox bekijkt enkel accounts met de ingestelde bedrijfsnaam of functie (zie hieronder). |
| Leraren uit dienst inactief zetten | Accounts van personeelsleden die niet meer in Toolbox staan, worden voorgesteld om inactief te zetten. |
| Paswoord wijzigen bij login | De gebruiker moet bij de eerste aanmelding een nieuw wachtwoord kiezen. |
Welke accounts bekijkt Toolbox?
Toolbox bekijkt enkel de Microsoft-accounts met het domein dat voor de doelgroep ingesteld is. Elk account in dat domein dat niet bij een persoon in Toolbox hoort, komt in de lijst met te verwijderen accounts terecht. Dat kunnen ook beheerdersaccounts, gedeelde mailboxen of accounts van andere diensten zijn.
Delen personeel en andere accounts hetzelfde domein? Vul dan bij de accounts die Toolbox beheert een vaste bedrijfsnaam of functie in (via de instellingen Bedrijf of Functie) en zet Leraren filteren op bedrijfsnaam of Leraren filteren op functie aan. Toolbox bekijkt dan enkel nog accounts met die bedrijfsnaam of functie.
Klassen als groep (leerlingen)
In de modules voor leerlingen staat ook de knop Synchroniseer klassen Office365. Daarmee maakt Toolbox voor elke klas een dynamische groep aan in Office 365, bv. om in Teams te gebruiken. Met Prefix voor klassen en Suffix voor klassen in Instellingen => Office365 bepaal je de naam van die groepen.
Active Directory
Voor de Active Directory moet de Toolbox Gateway geïnstalleerd en bereikbaar zijn. Je kan de verbinding testen via Instellingen => Active Directory => Test gateway. Zie Synchronisatie met ActiveDirectory.
De belangrijkste instellingen staan in Instellingen => Active Directory, per doelgroep:
| Instelling | Betekenis |
|---|---|
| Leraren standaard OU / Bepaal OU op | In welke organisatie-eenheid (OU) Toolbox de accounts plaatst: allemaal in één OU of per instellingsnummer, vrij veld of (bij leerlingen) klas. |
| Leraren standaard groep(en) / Bepaal groep op | In welke groepen Toolbox de accounts plaatst. |
| Domein leraren / UPN Domein leraren | Het domein van de accounts. |
| Display name, Omschrijving, Title | De gegevens die Toolbox invult bij het account. |
| Homefolder, Driveletter, Logon script | De netwerkschijf en het aanmeldscript van de gebruiker. |
| Paswoord vervalt nooit, Paswoord wijzigen bij login, Kan paswoord niet wijzigen | Het wachtwoordbeleid voor nieuwe accounts. |
| Leraren uit dienst verhuizen naar ou | Accounts van personeelsleden die niet meer in Toolbox staan, worden naar deze OU verplaatst in plaats van voorgesteld om te verwijderen. |
Bij de Active Directory controleert Toolbox ook of elk account in de juiste OU staat. Staat het ergens anders, dan verschijnt er een wijziging om het account te verplaatsen.
Wil je in augustus al de leerlingen van het nieuwe schooljaar aanmaken, stel dan de referentiedatum in. Zie Opstart schooljaar.
Accounts inactief zetten of verwijderen
Onder de wachtrij staan, los van de gewone wijzigingen, de accounts die volgens Toolbox niet meer nodig zijn. Die worden nooit automatisch verwijderd.
Inactief te zetten accounts (Office 365)
Staat Leraren uit dienst inactief zetten aan, dan zie je de lijst Personeelsleden inactief zetten. Vink de accounts aan en klik op
Zet deze gebruikers in bulk inactief in Office 365
Uit dienst te zetten accounts (Active Directory)
Is Leraren uit dienst verhuizen naar ou ingevuld, dan komen deze accounts als wijziging uitdienst in de wachtrij. Ze worden naar die OU verplaatst wanneer je de wachtrij doorvoert.
Te verwijderen accounts
Klik bij een account op
Controleer voor je iets inactief zet of verwijdert altijd of het account echt weg mag. Staat er een account tussen dat je wil behouden (bv. van een personeelslid dat niet effectief in dienst staat), laat het dan gewoon staan. Zet bij voorkeur eerst inactief en verwijder pas later.