FAQ

1. Kan ik na de goedkeuring van een activiteit de deelnameprijs per leerling nog ingeven of aanpassen?

Dat kan zeker.

De prijs is geen verplicht veld en mag dus zelfs blanco blijven. Na het aanmaken of goedkeuren van de activiteit kan de prijs nog ingevuld of aangepast worden. Ook bij het importeren van de activiteit in de leerlingenrekeningen kan de prijs nog aangepast worden. De activiteit kan apart geïmporteerd worden voor de deelnemende en de niet-deelnemende leerlingen. Op die manier kan men voor de niet-deelnemende leerlingen een verschillende prijs aanrekenen indien nodig.

In de module Activiteiten:

Klik rechtsboven op het tandwieltje en vervolgens op bewerken.

In de module Leerlingenrekeningen:

Selecteer de gewenste notagroep waarin je de kost wil aanrekenen. Ga vervolgens naar het menu Importeer en wijzig de prijs alvorens te importeren.

2. Kan ik een flow verwijderen?

Van zodra een activiteit gekoppeld is aan een flow, kan die flow niet meer verwijderd worden. Wanneer een flow niet meer gebruikt mag worden door personeelsleden, kan die door een gebruiker met het gebruikersrecht 'activiteiten_beheer' gearchiveerd worden. OPGELET! Een gearchiveerde flow kan niet meer opnieuw geactiveerd worden. De gekoppelde activiteiten blijven nog wel steeds raadpleegbaar op de gebruikelijke plekken en worden dus niet mee gearchiveerd.

3. Ik heb een activiteit gekoppeld aan een verkeerde flow. Kan ik nog van flow wisselen?

Nee, aangezien elke flow zijn eigen instellingen heeft, kan die na het aanmaken van de activiteit niet meer aangepast worden. Je zal de huidige activiteit moeten verwijderen en opnieuw aanvragen in de juiste flow.

4. Er nemen meerdere klassen deel aan een activiteit. Kan ik de aanwezigheden van de deelnemende leerlingen per klas ingeven?

Ja, dat kan voor alle klassen ineens, maar ook per klas apart. Klik hier voor meer info.

5. Welke voorwaarden zijn er om activiteiten over te zetten naar Smartschool planner?

• Eerst en vooral moet je via de helpdesk van Smartschool de koppeling tussen Toolbox en Planner laten activeren.
• Als de koppeling actief is, kan je in de instellingen van de Flow instellen naar welk platform er voor die flow gesynchroniseerd moet worden via de optie Synchroniseer naar smartschool planner.
• Smartschool aanvaardt enkel activiteiten waarin zowel leraren als klassen zijn opgenomen. Een activiteit met een klas maar zonder leraar of een activiteit met een leraar maar zonder een klas kan niet worden overgezet.
• De roostercode van een leraar in Smartschool moet exact overeenkomen met het koppelveld in Toolbox (te vinden via het gebruikersbeheer - gebruikersopties).
• De naam van de klas in Toolbox moet exact overeenkomen met de roostercode van die groep in Smartschool.

Belangrijk: de roostercode van alle leraren en alle klassen moet correct zijn! Als er één roostercode foutief is, wordt de volledige activiteit niet aanvaard door Smartschool!

De activiteit wordt automatisch overgezet bij het goedkeuren. Als er dan fouten optreden, krijgen we daar geen feedback van terug vanuit Smartschool. We kunnen dus ook niet opvangen wanneer een activiteit niet kon worden overgezet. In Smartschool - Planner - Beheer - Roosterbestanden - Log kan je een log terugvinden van alle activiteiten die we hebben doorgestuurd zonder fouten. Komt een doorgestuurde activiteit niet in die lijst voor, dan zal één van de parameters niet corrrect zijn.

Werd een activiteit bij goedkeuring niet doorgestuurd of wens je de activiteit opnieuw door te sturen na bv. wijzigingen, dan kan je dat altijd manueel doen via de activiteit - tandwieltje - Synchroniseer met Smartschool planner.