Voorbereiding en beheer

Vooraleer personeelsleden een nascholing kunnen aanvragen, moet een beheerder de module voorbereiden: de module activeren, minstens één flow (goedkeuringsprocedure) aanmaken en de competentiedomeinen instellen.

Module activeren

De module Nascholingen wordt geactiveerd via de module Instellingen => Modules (instelling 'Nascholingen actief'). Klik rechts bovenaan in Toolbox op het vraagteken om te achterhalen wie beheerder is in jouw Toolbox.

Gebruikersrechten

Elk personeelslid met toegang tot Toolbox kan, zodra de module actief is, zelf nascholingen aanvragen en eigen professionalisering toevoegen. Voor het beheer van de module (flows, domeinen, meldingen en het overzicht van alle aanvragen) zijn bijkomende rechten vereist. Deze ken je toe via de module Gebruikersbeheer.

• nascholing_beheer: geeft toegang tot Beheer binnen de module Nascholingen (flows, domeinen, meldingen, overzicht van alle nascholingen en extra professionaliseringen). Personen met dit recht kunnen bovendien een nascholing nog aanpassen of verwijderen nadat die is afgerond, ook als ze zelf geen goedkeurder of deelnemer zijn.
• nascholing_bekijk_profielen: laat toe om het nascholingsprofiel van andere personeelsleden te bekijken (bv. voor een pedagogisch coördinator of een directielid dat geen volledig beheerdersrecht moet krijgen), zonder toegang tot Beheer.

Wie als goedkeurder aan een processtap van een flow gekoppeld wordt (zie verder), hoeft daarvoor geen apart gebruikersrecht te krijgen. Het is de koppeling aan de processtap zelf die bepaalt wie welke aanvragen mag goedkeuren of afkeuren.

Flows: de goedkeuringsprocedure

Een flow bepaalt hoe een aanvraag voor een nascholing wordt behandeld: welke stappen van goedkeuring ze moet doorlopen, wie op elke stap goedkeurt, en hoe betrokkenen daarvan op de hoogte worden gebracht. Elke nascholing wordt bij het aanvragen gekoppeld aan precies één flow. Een school kan meerdere flows aanmaken, bv. één voor korte, goedkopere nascholingen en één voor meerdaagse, dure opleidingen met een uitgebreidere goedkeuring.

Ga naar Nascholingen => Beheer => Flows.

Een flow aanmaken

• Klik op Flow toevoegen.
• Geef de flow een duidelijke naam (bv. "Standaard goedkeuringsflow" of "Nascholingen > 500 euro") en bevestig.

De nieuwe flow verschijnt in de lijst, samen met het aantal nascholingen en processtappen dat eraan gekoppeld is. Klik op de flow om ze verder in te stellen.

Communicatie

Stel in via welk kanaal betrokkenen (goedkeurders, aanvrager, deelnemers) een bericht ontvangen bij elke statuswijziging van een nascholing die onder deze flow valt:

• Geen meldingen: er wordt geen extern bericht verstuurd. Betrokkenen zien de wijziging wel steeds terug via een melding in Toolbox zelf (belletje) en, indien geactiveerd, een webpush-notificatie.
• E-mail: kies bijkomend een afzender. Afzenders worden aangemaakt in de module E-mail.
• Smartschool: kies bijkomend het gewenste Smartschoolplatform. Dit platform moet ingesteld zijn in de module Instellingen => Smartschool.

Procesverloop: goedkeuringsstappen

Onder Procesverloop stel je de opeenvolgende goedkeuringsstappen van deze flow in. Elke nascholing die aan deze flow gekoppeld wordt, doorloopt deze stappen in de ingestelde volgorde.

Klik op Processtap toevoegen en vul in:

• Naam van de processtap (verplicht), bv. "Goedkeuring directie" of "Goedkeuring bestuur".
• Goedkeuring vanaf minimumbedrag: schakel deze schuifbalk in als deze stap enkel moet doorlopen worden wanneer de kostprijs van de aanvraag een bepaald bedrag bereikt. Vul in dat geval het minimumbedrag (€) in. Blijft de kostprijs van de aanvraag onder dit bedrag, dan wordt deze stap automatisch overgeslagen.
• Goedkeurders kunnen aanvraag bewerken tijdens goedkeuringsproces: schakel dit in als de goedkeurder(s) van deze stap de gegevens van de aanvraag nog mogen wijzigen (bv. de kostprijs corrigeren) vooraleer ze goed of af te keuren.
• Voeg goedkeurder toe: zoek en selecteer één of meerdere personeelsleden die op deze stap een aanvraag mogen goedkeuren of afkeuren.

Je kan meerdere processtappen toevoegen; ze worden na elkaar doorlopen. Een stap kan achteraf nog aangepast of verwijderd worden.

voorbeeld

Een flow met twee stappen: "Goedkeuring directie" (zonder minimumbedrag, dus altijd van toepassing) en "Goedkeuring bestuur" (met minimumbedrag 500 euro). Een aanvraag van 300 euro moet dan enkel door de directie goedgekeurd worden. Een aanvraag van 800 euro moet na goedkeuring door de directie ook nog door het bestuur goedgekeurd worden.

Aanwezigheidsattest

Schakel Aanwezigheidsattest is uploadbaar in als deelnemers, nadat de nascholing is gevolgd, een aanwezigheidsattest moeten/mogen opladen bij hun deelname. Staat deze instelling uit, dan krijgen deelnemers deze mogelijkheid niet te zien.

Omschrijvingsjabloon

Dit is een tekst (met opmaak) die automatisch wordt ingevuld in het veld Extra opmerking wanneer een personeelslid een nieuwe nascholing aanvraagt onder deze flow. Handig om bijvoorbeeld standaard te verwijzen naar de afsprakennota rond nascholingen, of om aan te geven welke bijkomende informatie de aanvrager best meegeeft.

Evaluatiesjabloon

Dit is het evaluatieformulier (met opmaak) dat een deelnemer moet invullen nadat de nascholing als "gevolgd" wordt gemarkeerd. Je kan hier bijvoorbeeld een aantal open vragen of aandachtspunten in kwijt die de school standaard aan personeelsleden wil voorleggen na afloop van een nascholing.

Flow archiveren of verwijderen

• Flow archiveren: een gearchiveerde flow kan niet meer geselecteerd worden bij het aanvragen van een nieuwe nascholing. Bestaande nascholingen die aan deze flow gekoppeld zijn, blijven gewoon zichtbaar en de flow zelf wordt in dat geval enkel nog alleen-lezen getoond.
• Flow verwijderen: dit kan enkel als er geen enkele nascholing (meer) aan deze flow gekoppeld is. Zijn er nog gekoppelde nascholingen, dan moet je de flow archiveren in plaats van verwijderen.

Domeinen en subdomeinen

Elke nascholing en extra professionalisering wordt gekoppeld aan één of meerdere competenties. Deze competenties zijn opgebouwd uit domeinen (hoofdcategorieën) met daaronder subdomeinen. Dit is de basis voor het nascholingsprofiel van elk personeelslid.

Ga naar Nascholingen => Beheer => Domeinen.

Bij de eerste installatie worden 5 standaarddomeinen voorzien, elk met een reeks standaard subdomeinen:

• Didactische competenties
• Pedagogische competenties
• Inhoudelijke competenties
• Persoonlijke competenties
• Leidinggevende competenties

Deze lijst kan volledig aangepast worden aan de eigen visie van de school.

Een domein toevoegen

• Klik op Domein toevoegen.
• Geef het domein een naam en bevestig.

Een domein en zijn subdomeinen aanpassen

• Klap het gewenste domein open in de lijst.
• Pas de naam van het domein aan indien nodig.
• Elk bestaand subdomein staat in een eigen tekstveld: pas de naam rechtstreeks aan, of verwijder een subdomein met het vuilnisbakje.
• Voeg een nieuw subdomein toe door de naam in te typen in het veld Naam van het subdomein en op + te klikken.
• Klik pas op Domein aanpassen om alle wijzigingen (naam van het domein + toegevoegde, hernoemde en verwijderde subdomeinen) in één keer te bewaren.

opgelet

Wijzigingen aan subdomeinen worden pas bewaard bij het klikken op Domein aanpassen. Verlaat je het scherm voordien, dan gaan de aanpassingen verloren.

Een domein verwijderen

Klik op Domein verwijderen. Dit verwijdert ook alle onderliggende subdomeinen. Nascholingen die al aan dit domein of deze subdomeinen gekoppeld waren, blijven behouden, maar tonen die koppeling dan niet meer.

Meldingen: extra ontvangers per actie

Naast de vaste ontvangers van een bericht (de aanvrager, de goedkeurder(s) van de lopende stap en de deelnemers, afhankelijk van de actie) kan een beheerder bijkomende personeelsleden laten meelezen bij bepaalde acties binnen een specifieke flow. Dit doe je via meldingen.

Ga naar Nascholingen => Beheer => Meldingen.

• Klik op Melding toevoegen, geef de melding een naam en selecteer een flow.
• Open de melding om ze verder in te stellen:
  • Selecteer de acties: schakel per actie in of de bijkomende ontvangers een bericht moeten krijgen: aangevraagd, goedgekeurd, afgekeurd, toegevoegd of verwijderd.
  • Voeg ontvangers toe: zoek en selecteer de personeelsleden die bij de aangevinkte acties bijkomend verwittigd moeten worden. Deze personen hoeven zelf geen goedkeurder of beheerder te zijn.

voorbeeld

Een school wil dat de nascholingsverantwoordelijke steeds op de hoogte is van elke afgekeurde nascholing binnen de flow "Standaard goedkeuringsflow", zonder dat die persoon zelf goedkeurder moet worden. Dit stel je in via een melding op deze flow, met enkel de actie afgekeurd aangevinkt en de nascholingsverantwoordelijke als ontvanger.

Overzicht van alle nascholingen en extra professionaliseringen

Onder Nascholingen => Beheer => Nascholingen vindt een beheerder (recht nascholing_beheer) een volledig overzicht, ook van aanvragen waar hij zelf geen goedkeurder of deelnemer van is. Dit overzicht bestaat uit twee tabbladen:

• Aangevraagde nascholingen: alle nascholingen, met filters op titel, aanvraagjaar, flow, status (Aangevraagd, Goedgekeurd, Afgekeurd, Gevolgd), periode en domein/subdomein. Per nascholing zie je de aanvrager, de datums, de status, de kostprijs en het aantal deelnemers. Van zodra een nascholing gevolgd is, zie je ook in één oogopslag hoeveel deelnemers hun evaluatie en/of attest al hebben ingediend (bv. "3/5"). Bovenaan het overzicht wordt de totale kostprijs van de gefilterde nascholingen opgeteld, handig als budgetopvolging.
• Extra professionaliseringen: een gelijkaardig, filterbaar overzicht van alle door personeelsleden zelf toegevoegde professionaliseringen (zie Eigen nascholingen toevoegen).

Via de knop Nascholing toevoegen kan een beheerder ook rechtstreeks een reeds goedgekeurde nascholing aanmaken voor een personeelslid, bijvoorbeeld om een nascholing die buiten Toolbox om al werd goedgekeurd, alsnog te registreren. Deze nascholing doorloopt in dat geval geen goedkeuringsstappen meer en krijgt onmiddellijk de status Klaar om te volgen.